Wil jij blije, tevreden lezers? Zorg er dan voor dat je lezers supersnel díe informatie vinden die zij nodig hebben.
Jouw lezers willen – het liefst in één oogopslag – weten waar het rapport of memo over gaat en of ze iets moeten doen.
In één oogopslag? ‘Onmogelijk!’ denk je nu misschien.
En toch kan dit.
Om dit voor elkaar te krijgen is het wel van belang dat je jouw informatie lezergericht presenteert.
Gebruik daarvoor mijn zeven handige checkvragen. Hiermee vergroot je de leesbaarheid van je tekst, en bereik je het doel dat je met het rapport voor ogen hebt.
7 checkvragen voor een goed rapport
1. Bevat het rapport een kristalhelder onderwerp en doel?
Een rapport zonder een scherp afgebakend onderwerp en helder doel laat lezers direct verdwalen. Jouw lezers hebben dan namelijk geen idee wat ze precies kunnen verwachten.
Zorg dus altijd voor een duidelijke richtingaanwijzer in je inleidende tekst.
2. Sluit de structuur naadloos aan bij het onderwerp en doel?
Het doel dat je in de inleiding hebt beschreven, schept bij je lezers verwachtingen over de tekstopbouw. Nu is het aan jou om een passende, logische structuur te kiezen zodat je je lezers soepeltjes door de tekst begeleidt.
Als expert op jouw vakgebied zijn zijwegen met extra informatie superverleidelijk, maar doe dit vooral niet. Jouw lezers raken zo al snel de weg kwijt.
3. Zijn de tussenkoppen voldoende informatief?
Koppensnellen is voor lezers dé manier om snel de inhoud van een rapport te scannen.
Zorg dus voor tussenkoppen die voldoende informatief zijn en naadloos aansluiten bij de inhoud van de alinea.
4. Staat de kernboodschap aan het begin van elke alinea?
Laat je lezers niet eerst door allerlei inleidende – o ja, en dit wil ik ook nog vertellen – informatie heen worstelen.
Zet in elke alinea de belangrijkste informatie direct in de eerste zin.
5. Zijn de zinnen in één keer te begrijpen?
Wanneer je een zin meerdere keren moet lezen om te begrijpen wat er staat, zorgt dit voor onnodig veel oponthoud. En irritatie.
Schrijf dus korte, begrijpelijke zinnen.
6. Is de hoofdboodschap duidelijk?
Jouw lezer is vooral geïnteresseerd in jouw hoofdboodschap. Dit kan bijvoorbeeld een conclusie, voorstel of advies zijn.
Een krachtige motivering is daarbij essentieel om je lezer te overtuigen van jouw conclusie of advies.
7. Is de tekst foutloos geschreven?
Doe je deskundigheid niet tekort en schrijf foutloze teksten.
Uit onderzoek blijkt namelijk dat schrijf- en taalfouten – terecht of onterecht – een negatieve invloed hebben op de mate van betrouwbaarheid van je adviezen. En jouw imago.
Veel succes!
