Krijg jij weleens vragen over je e-mail, brief, instructie of rapport?
Van die vragen waarvan je denkt:
– Hoe bedoel je? Dat stáát er toch!
– Zeg, loop niet zo te neuzelen over de details.
– Heb jij eigenlijk mijn rapport/e-mail wel gelezen?
Toch ontkom je er niet aan deze vragen te beantwoorden. Dit kost je tijd. Tijd die je liever anders zou besteden.
Irritant dus. En ook een beetje raar. Want je had zo je best gedaan een duidelijke tekst te schrijven. En alles wat er in moest staan, staat er in.
Waarom krijg je dan van die onnodige vragen?
De kans is groot dat jij tijdens het schrijven een of meer aannames doet over jouw lezers. En die aannames leiden zeker weten tot vragen.
De 3 meest gevaarlijke aannames tijdens het schrijven
1. Mijn lezers hebben verstand van zaken
Klopt, maar jouw lezers weten niet alles. Jij bent immers de specialist. En wanneer je het kennisniveau van je lezers overschat, vergeet je vaak zaken op te schrijven.
Deze kennis zit wel in je hoofd, maar je zet het niet op papier. Hierdoor kunnen lezers jouw gedachtegang en logica niet goed volgen, en dat roept vragen op.
Tip
Het werkt beter om het kennisniveau van je lezers te onderschatten dan te overschatten. Zo kunnen alle lezers jouw verhaal goed volgen. Ook de, soms onbekende, meelezers.
2. Het is belangrijk dat ik mijn lezers álles vertel
Misschien niet leuk om te horen, maar jouw lezers zijn niet geïnteresseerd in ál jouw kennis. Ze lezen bij voorkeur alleen dat wat zij zelf interessant vinden.
Geef jij informatie die jouw lezers niet interessant vinden, dan slaan ze dit automatisch over. Zo kan het gebeuren dat jij vragen krijgt over zaken die je wel op papier hebt gezet.
Tip
Denk vooraf goed na over wat jouw lezers willen weten, en zorg ervoor dat dit centraal staat in je tekst. Door dit zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren, kun je je lezers verleiden om ook díe informatie te lezen die ze misschien wat minder interessant vinden.
3. Teksten worden van A tot Z gelezen
Helaas, een zakelijke tekst wordt bijna nooit van het begin tot het einde gelezen. Daar hebben jouw lezers geen tijd – en geen geduld – voor. Een alinea die uit 10 regels bestaat, vinden sommige lezers al teveel tekst. Ja, echt!
Wanneer je geen rekening houdt met deze leesstrategie, kan het zijn dat je lezers informatie over het hoofd zien. En jou dus vragen gaan stellen.
Tip
Zorg voor een logische structuur met heldere koppen. Maar dat niet alleen. Minstens zo belangrijk is dat de belangrijkste informatie aan het begin van de alinea staat. Hierdoor is jouw tekst vlot scanbaar voor lezers met weinig tijd.
Succes met deze tips!
