Veel adviseurs, inhoudelijk specialisten en leidinggevenden worstelen met het schrijven van goede rapporten.
Ze weten niet hoe ze moeten beginnen, verzanden snel in details en raken verstrikt in lange zinsconstructies.
Het gevolg is dat ze hierdoor veel meer tijd kwijt zijn aan hun rapport dan dat ze hebben.
Ik geloof er in dat iedereen vlot goede rapporten kan schrijven. Vijf stappen zijn nodig om efficiënt te werk te gaan.
Let wel: de ene stap kan niet zonder de andere. Je hebt ze alle vijf even hard nodig!
Alsjeblieft: het 5-stappenplan voor succesvolle rapporten
1. Formuleer een Kristalheldere Schrijfopdracht
Vage schrijfopdrachten zijn een garantie voor uitstelgedrag en leveren je veel onnodig werk op.
Voorwaarde nummer 1 voor een vliegende start is dat je exact weet wat de opdrachtgever van jou verwacht. Vóórdat je begint met schrijven.
Een heldere schrijfopdracht werkt inspirerend en geeft energie!
Alleen met een kristalheldere schrijfopdracht kun je direct aan de slag met de juiste en gewenste inhoud. Het eeuwige uitstelgedrag behoort hiermee definitief tot het verleden!
2. Ontwerp een logische structuur
Oké, de allerbelangrijkste stap is gezet. Dan is het nu tijd voor een efficiënt schrijfplan. Zonder plan raak je het overzicht namelijk kwijt en verzand je te snel in details. Een veelvoorkomende valkuil.
Lezers zijn dol op rapporten die ze in twee minuten kunnen scannen.
Ontwerp daarom eerst een logische structuur aan de hand van de vragen die jouw lezers hebben. Zo heb je een handige kapstok tijdens het schrijven.
Je weet ook direct wat belangrijke informatie is en wat niet. Hiermee voorkom je eindeloos geschuif met je teksten.
3. Formuleer aantrekkelijk
Het zijn je lezers die bepalen of jouw rapport succesvol is of niet. Is de tekst in hun ogen lastig te lezen, dan haken ze af. Hierdoor zullen ze geen positief beeld van jou als schrijver hebben.
Helaas vertellen ze je dit vaak niet. Maar ze denken het wel.
Goed geschreven zinnen hoef je slechts één keer te lezen om te begrijpen wat er staat.
Maak dus prettig leesbare zinnen die je lezers uitnodigen om verder te lezen. Geen afhakers bij jouw rapporten, wie wil dat niet?
4. Schrijf overtuigend
Je hebt al jouw expertise verwerkt in het rapport. En toch worden je adviezen niet opgevolgd. De inhoud kan dan wel correct zijn, maar er is meer nodig om je lezers te overtuigen.
Zonder aantoonbare noodzaak of ultiem doel belandt je rapport al snel ongelezen in de welbekende la.
Geoefende bestuurders leggen namelijk direct de vinger op ‘het lek’ in je rapport. Bijvoorbeeld daar waar je argumentatie niet sluitend, of onhandig, gepresenteerd is.
Als adviseur, inhoudelijk specialist of leidinggevende zijn jouw argumentatietechnieken een absolute must. Hierdoor ben je in staat om overtuigende adviezen te geven die aantoonbaar van waarde zijn voor bestuurders.
5. Perfectioneer je schrijfvaardigheden
Tijdens je opleiding heb je misschien niet of onvoldoende geleerd hoe je doeltreffend een zakelijk rapport schrijft. Eenmaal aan het werk neem je de teksten van je collega’s als voorbeeld. Net zo als zij dit gedaan hebben. Deze doorgeefactie leidt meestal tot ondoorgrondelijke teksten.
En bedenk dan het volgende:
Rapporten hebben vaak één schrijver, maar kennen vele lezers.
Slecht leesbare rapporten kosten je lezers onnoemelijk veel tijd. Kostbare tijd. Wanneer jij investeert in het perfectioneren van jouw schrijfvaardigheden, verdient dit zich dus vele malen terug in de tijdswinst van je lezers!
Opdrachtgevers, lezers en bestuurders zullen deze tijdsbesparing zeer zeker waarderen. En jouw werk wordt er alleen maar zinvoller én leuker van!
