Dit kreeg Sandra, een van mijn bloglezers, te horen van haar collega’s. Gezamenlijk moesten ze een Strategisch Meerjaren Personeelsplan opleveren.
En de teksten die Sandra aandroeg, vond men te informeel. Zelf wist ze niet of formeler schrijven nu beter was of niet.
Sandra schreef mij hierover het volgende:
“Ik merk dat ik onzeker word wanneer men vindt dat ik te informeel schrijf. En eigenlijk weet ik ook niet hoe ik dat moet doen, formeel schrijven. Wat is volgens jou beter?”
Wat is beter: formeel of informeel schrijven?
Voordat ik deze vraag beantwoord, vraag ik je eerst de volgende zinnen te lezen:
Het kunnen omzetten van externe medewerkers naar interne medewerkers, wat een bijdrage levert aan de taakstelling van 15% bezuinigen, betreft -3 FTE t/m +19 FTE afhankelijk van het scenario welke richting 2018 gerealiseerd gaat worden. In het geval scenario 1 de werkelijkheid gaat worden gaat er geen tot een zeer beperkte mogelijkheid zijn om externe medewerkers te vervangen door interne medewerkers.
Begrijp jij direct wat er staat?
Sommige schrijvers vinden dit mooie, formele zinnen. De vraag is of hun lezers daar ook zo over denken.
Zelf moest ik de alinea echt een paar keer lezen. En toen had ik ongeveer wel een idee wat er misschien bedoeld zou kunnen worden.
Hoe dat komt?
Deze alinea bestaat uit typische schrijftaalzinnen. Dat zijn vaak lange, ingewikkelde zinnen. Bovendien bevatten ze overbodige, lege en stoffige woorden.
Hierdoor begrijp je niet in één keer wat er staat. En dat kost lezers onnodig veel tijd, want ze moeten de zin nog een keer lezen. En misschien nog wel een keer.
Hoe belangrijk is het om te weten of je beter formeel of informeel kunt schrijven?
Niet.
Zó schrijven dat je lezers meteen begrijpen waar je het over hebt, dat is waar het om gaat. Bijkomend effect is dat jouw boodschap op die manier vele malen krachtiger én overtuigender is.
7 stappen voor een begrijpelijke tekst
Wil je zinnen schrijven die iedereen in één keer begrijpt?
Gebruik dan de volgende stappen:
- Pak de tekst erbij die je al geschreven hebt.
- Lees je tekst nog een keer goed.
- Leg je hand over de tekst. Niet spieken!
- Vertel hardop (echt doen anders werkt het niet) wat je nu eigenlijk bedoelt te zeggen.
- Schrijf deze zinnen direct op.
- Lees de zinnen aan iemand anders voor.
- Perfectioneer je zinnen.
Het resultaat
Sandra is met deze 7 stappen aan de slag gegaan. En dit is het resultaat:
Om de taakstelling in 2018 te halen, moeten we 15% besparen op onze personeelskosten. Er zijn twee mogelijkheden om dit doel te bereiken.
We kunnen er voor kiezen de werkzaamheden van ‘dure’ externe medewerkers voortaan uit te laten voeren door goedkopere interne medewerkers. Een andere mogelijkheid is dat we enkele externe medewerkers in vaste dienst nemen.
Wat de beste keuze is, hangt af van de hoeveelheid opdrachten die ons de komende vijf jaar gegund worden. In het slechtste geval kunnen we niemand vervangen. In de meest gunstige situatie kunnen we 19 externe fte vervangen.
Ja maar…
Nu zijn het veel meer zinnen!
Klopt. De vraag is hoe erg dat is. Hoe vaak heb je de nieuwe tekst moeten lezen om te begrijpen wat er staat? Eén keer? Pure tijdswinst dus.
Minder is niet altijd beter, al denken veel mensen van wel.
Succes met deze tip!
