Waarom je best dikke rapporten mag schrijven

“Ik zou zo blij zijn met rapporten van maximaal één A4’tje” verzuchtte een manager toen ik zijn wensen besprak in aanloop naar een schrijftraining voor zijn medewerkers.

“Rapporten waarin ik snel díe informatie kan vinden die ik nodig heb om een besluit te nemen, daar doe je mij echt een groot plezier mee.”

Natuurlijk kan een rapport uit één pagina bestaan

De vraag is alleen of dit altijd verstandig is. Je loopt hiermee het risico dat essentiële informatie ontbreekt.

Bijvoorbeeld bij complexe onderwerpen. Of wanneer het rapport verschillende lezers kent. Elke lezer kan zo zijn eigen informatiebehoefte hebben. En dan is één A4 toch echt te weinig.

Maar gelukkig kun je dikke rapporten ook snel leesbaar maken

Vergelijk een dik rapport maar eens met de telefoonboeken van vroeger. Een superdik boek dat duizenden telefoonnummers bevatte. Maar je was natuurlijk op zoek naar één specifiek telefoonnummer.

Hoeveel tijd kostte het je om dat ene telefoonnummer in een telefoonboek te vinden?

Dertig seconden? Een minuut? Niet veel langer schat ik zo. Best snel dus.

Snel je informatie vinden met een logische opbouw

Heel Nederland kon dus in één minuut zijn weg vinden in dat dikke telefoonboek. Dit was mogelijk omdat je systematisch kon zoeken.

Zo werkt het ook met een dik rapport. Wanneer je het logisch opbouwt, kan jouw manager snel zijn informatie vinden. Je hoort hem dan echt niet meer klagen.

En om je manager helemaal tevreden te stellen, neem je voorin natuurlijk ook een managementsamenvatting op.

Zo doe je dat

Wil je weten hoe je jouw dikke (en dunne) rapporten snel leesbaar kunt maken? Lees dan het artikel Zo zorg je ervoor dat iedereen de weg vindt in jouw rapport.