Deel met anderen!

Interessant? Deel deze tip gerust!

Zo zorg je ervoor dat iedereen de weg vindt in jouw rapport of e-mail

Schrijf je rapporten of e-mails en vind je het lastig om hoofd- en bijzaken te scheiden? Dan is de kans groot dat jouw lezers al snel de weg kwijtraken.

Lezers houden van overzicht.

Ze scannen je tekst eerst op hoofdlijnen, daarna gaan ze het (misschien) lezen. Een heldere structuur is dus essentieel, zeker voor lezers met weinig tijd.

Wil je je lezers een plezier doen?

Wijs hen dan feilloos de weg in jouw tekst. Een heldere structuur zorgt er ook voor dat jij zelf tijdens het schrijven het overzicht hebt, en houdt.

 

3 tips voor een overzichtelijke tekst

1. Kies een heldere hoofdstructuur

Om te kunnen weten wat een passende structuur voor jouw rapport is, bepaal je eerst het tekstdoel. Een adviserend rapport kent immers een andere opbouw dan een informerend rapport.

Door het tekstdoel in je inleiding te noemen, weten je lezers ook direct welke opbouw ze kunnen verwachten.

Zorg er wel voor dat het tekstdoel concreet genoeg is. Doelen als ‘ingaan op’ en ‘inzicht geven in’ zijn zo vaag dat je ze beter niet kunt gebruiken.

 

2. Zet in elke alinea de belangrijkste informatie voorop

Je kernboodschap staat altijd in de eerste zin van een alinea. Of hooguit in de tweede zin.

Zo voorkom je dat lezers zich eerst door allerlei details en voorbeelden heen moeten worstelen om te begrijpen waar je het over hebt.

Lezers met weinig tijd kunnen op deze manier ook van alinea naar alinea ‘hoppen’. Zo weten ze snel wat de belangrijkste informatie is.

 

3. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin van je zin

Ook op zinsniveau willen lezers snel weten wat je hen te vertellen hebt. Zet de belangrijkste informatie dus vooraan in de zin.

Vergelijk de volgende zinnen maar eens:

  • Door extern capaciteit in te huren en bepaalde taken uit te besteden, kan de directie de kosten verlagen.
  • De directie kan de kosten verlagen door extern capaciteit in te huren en bepaalde taken uit te besteden.

 

Veel succes met deze tips!

 

Vond je dit een waardevol artikel, deel dit dan met anderen!

Andere gratis schrijftips

Meer schrijftips?

Ontvang elke maand een gratis tip van Petra.